1 DEFINICJE
- Administrator Danych Osobowych (dalej: Administrator)– osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania Danych Osobowych. Ze względu na charakter świadczonych przez Agencję Celną AC Porath usług celnych. Administratorem może być: AC Porath Sp. z o.o.
- Podmiot przetwarzający– osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.
- Dane osobowe– oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osoba, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego, jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden, bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
- Czynności przetwarzania– oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
- Zbiór danych osobowych– uporządkowany zestaw danych osobowych dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego czy zestaw ten jest scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony funkcjonalnie lub geograficznie.
- Zabezpieczenie danych– wdrożenie i eksploatacja stosownych środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających ochronę danych osobowych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem;
- Rozporządzenie– Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024 z późn. zm.);
- Ustawa– Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
- RODO– Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwane ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych;
- Organ nadzorczy –oznacza organ nadzorczy, o którym mowa w art. 4 pkt. 21 RODO.
- Klient AC Porath Sp. z o.o. (dalej: Klient)– osoba fizyczna lub prawna, zlecająca AC Porath Sp. z o.o. realizację usług agencji celnej.
2 POSTANOWIENIA OGÓLNE
- W niniejszym Regulaminie powierzanie przetwarzania danych osobowych w AC Porath Sp. z o.o. , zwanym dalej Regulaminem, uregulowane zostały wzajemne prawa i obowiązki AC Porath Sp. z o.o. i jej Klientów, w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- Podstawę prawną Regulaminu stanowi Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (dalej RODO).
3 CHARAKTERYSTYKA RELACJI W PROCESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W TRAKCIE ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ Agencję Celną AC PORATH Sp. z o.o.
- Agencja Celna AC Porath Sp. z o.o. świadczy usługi w zakresie agencji celnej (dalej: usługi agencji celnej)
- W zakresie realizacji usług agencji celnej, na zlecenie swoich klientów, Agencja Celna AC Porath Sp. z o.o. występuje jako Podmiot przetwarzający dane osobowe, powierzane mu przez Klientów, będących Administratorami tychże danych osobowych.
4 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
- W związku z realizacją usług wskazanych w § 3 UST. 1 niniejszego Regulaminu, istnieje konieczność określenia obowiązków stron występujących w procesie realizacji ww. usług, w zakresie ochrony danych osobowych.
- Zakres danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją usług wskazanych w § 3 niniejszego Regulaminu, obejmuje:
- Imię i nazwisko
- Numer telefonu służbowego,
- Służbowy adres e-mail pracowników wyznaczonych do współpracy z Agencją Celną AC Porath Sp. z o.o.
- Nazwa firmy,
- Adres siedziby,
- Adresy miejsc prowadzenia działalności,
- Imię i nazwisko własne Klienta, jeśli forma prawna Klienta to jednoosobowa działalność gospodarcza, NIP, REGON, Pesel,
- Nr rachunku bankowego,
- W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności: imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego, pesel, adres email, nr telefonu
- Dane osoby odbierającej dokumenty lub przesyłki w tym : firmy, imię i nazwisko kierowcy, numer dowodu osobistego kierowcy, numer paszportu kierowcy, numer rejestracyjny samochodu, numer telefonu
- Dane osobowe, o których mowa w § 4 UST. 1, będą przetwarzane w okresie realizowania usług przez Agencję Celną AC PORATH Sp. z o.o. na rzecz Klientów, chyba że którakolwiek ze stron jest zobowiązana do ich dalszego przetwarzania na mocy obowiązujących przepisów prawa.
- Charakter przetwarzania danych: dane będą przetwarzane w formie papierowej oraz elektronicznej.
- Każda ze stron niniejszego Regulaminu przetwarza dane osobowe wyłącznie w sposób określony w niniejszym Regulaminie lub na udokumentowane polecenie strony występującej jako Administrator, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo Państwa członkowskiego, któremu podlega; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania, Podmiot przetwarzający lub Dalszy podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
- Każda ze stron niniejszego Regulaminu, zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z prawem.
- Każda ze stron, występując jako Podmiot przetwarzający, zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora, o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym danych osobowych powierzonych do przetwarzania, a także o wszelkich planowanych lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących tych danych.
- Uwzględniając charakter przetwarzania, Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.
- W wypadku zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do dostosowania zasad przetwarzania danych do nowych przepisów.
- Podmiot przetwarzający zobowiązany jest również do zgłaszania Administratorowi danych, niezwłocznie, wszelkich sytuacji, które mogły umożliwić dostęp do powierzonych danych osobowych osobom nieuprawnionym.
- W sytuacjach nadzwyczajnych (zdarzenia mogące skutkować lub skutkujące utratą danych osobowych albo ich ujawnieniem osobom nieupoważnionym), gdy niemożliwe jest uzyskanie zgody Administratora, Podmiot przetwarzający może dokonać czynności nieobjętych zakresem i celem wskazanym w niniejszym Regulaminie, wyłącznie w zakresie zmierzającym do zachowania bezpieczeństwa danych.
- Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy o współpracy, Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do trwałego usunięcia wszelkich powierzonych danych osobowych i ich kopii z wszelkich nośników, a w przypadku, gdy nie jest to możliwe uszkodzić nośniki danych w sposób uniemożliwiający ich odczytanie, za wyjątkiem danych osobowych, do zachowania których Podmiot przetwarzający jest zobowiązany na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
- Agencja Celna AC PORATH sp zoo występująca jako Administrator danych, nie wyraża zgody na dalsze powierzenie (Podpowierzenie) przez Podmiot przetwarzający powierzonych danych osobowych.
- Klienci występując jako Administratorzy danych, wyrażają zgodę na dalsze powierzenie (Podpowierzenie) powierzonych danych osobowych, w zakresie w jakim tego wymaga realizacja usług opisanych w § 3.
- Podmiot przetwarzający przyjmuje do wiadomości, iż w zakresie przestrzegania przepisów Ustawy oraz RODO, dotyczących zabezpieczenia danych osobowych ponosi odpowiedzialność, jak Administrator danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy oraz RODO.
5 OBOWIĄZYWANIE REGULAMINU
- Niniejszy Regulamin obowiązuje w okresie obowiązywania Umowy o współpracy.
- Każda ze stron, występując jako Podmiot przetwarzający, zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje związane z powierzeniem Danych Osobowych oraz powierzone Dane Osobowe, w czasie obowiązywania niniejszego Regulaminu, jak również bezterminowo po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy o współpracy.
6 WSPÓŁPRACA STRON
- Strony są zobowiązane do współpracy w zakresie nadzoru nad realizacją postanowień niniejszego Regulaminu.
- Od dnia 25.05.2022r. w firmie nadzór nad prawidłową realizacją niniejszego Regulaminu oraz zgodnością wewnętrznych regulacji z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w kwestiach związanych z ochroną danych osobowych sprawuje właściciel firmy, z którym należy kontaktować się w formie mailowej pod adresem: biuro@acporath.com
7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności Ustawy, RODO, oraz Kodeksu Cywilnego.
- Regulamin wchodzi w życie w dniu 25 maja 2022 r..