ICS-2-System im Straßen- und Schienenverkehr – darauf müssen Transportunternehmen achten

Am 1. April begann die letzte Phase der Einführung des ICS-2-Systems für den Straßen- und Schienengüterverkehr. Das bedeutet, dass den Transportunternehmen nur noch wenig Zeit bleibt, sich vollständig an die neuen Anforderungen der Importzollkontrollen in der Europäischen Union anzupassen.

Das neue Import Control System 2 (ICS-2) ersetzt die bisherigen Summarischen Eingangsanmeldungen (ENS) und führt umfassende Sicherheits- und Kontrollvorgaben für Waren ein, die in die Europäische Union eingeführt werden. Das System ist bereits vollständig im Luftverkehr implementiert, während die Umsetzungsphase im Seeverkehr abgeschlossen ist. Für den Schienen- und Straßentransport wurde die verpflichtende Einführung auf Januar bzw. Juni 2026 verschoben – dennoch sollten sich Unternehmen bereits jetzt registrieren.

„Die größten Risiken für Transportunternehmen im Zusammenhang mit ICS-2 liegen vor allem in falschen HS-Codes sowie ungültigen EORI-Nummern. Beides kann zur automatischen Ablehnung der Anmeldung durch das System oder zur Zuweisung der Sendung zur Kontrolle führen – was wiederum Verzögerungen und zusätzliche Kosten bedeutet“, betont Joanna Porath, Inhaberin der Zollagentur AC Porath.

Straßen- und Schienentransporteure sollten besonders auf folgende Aspekte achten:

1. Registrierung im System – Alle Spediteure, die Frachtbriefe ausstellen, müssen sich registrieren und ihre Rolle im System festlegen (Transportunternehmen, Spediteur, Logistikdienstleister).
2. Zeitplan für Anmeldungen – Im Straßentransport muss die ENS-Anmeldung eine Stunde vor Grenzübertritt in die EU erfolgen, im Schienentransport zwei Stunden vor Ankunft.
3. Verantwortung für Anmeldungen – Eine unzureichende Vorbereitung auf das neue System kann zur Zurückhaltung der Waren an der Grenze führen; fehlerhafte Anmeldungen werden automatisch abgelehnt.
4. Erforderliche Daten im System – Es müssen die EORI-Nummer sowie 6-stellige Warencodes (HS-Codes) angegeben werden – dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Transportunternehmen und Versendern.

„Es ist ratsam, bereits jetzt die internen Prozesse zu analysieren und sich auf alle Phasen der Dateneingabe in ICS-2 vorzubereiten. Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie das EU-eigene System, ein eigenes IT-System oder die Dienste eines Vertreters nutzen möchten. Eine rechtzeitige Vorbereitung reduziert das Risiko von Verzögerungen und unerwarteten Kosten erheblich“, fügt Joanna Porath hinzu.

ICS-2 ist ein dreistufiger Prozess, der die Übermittlung der ENS, die Ankunftsbenachrichtigung sowie die Gestellung der Waren zur Kontrolle umfasst. Je nach Transportart unterscheiden sich die Zeitvorgaben für die Anmeldungen – von 24 Stunden vor Verladung im containerisierten Seeverkehr bis zu 1 Stunde vor Grenzübertritt im Straßentransport.

„Es ist wichtig zu betonen, dass das System nicht nur zur Vereinfachung der Zollverfahren dient, sondern vor allem der Sicherheit der eingeführten Waren in die Europäische Union durch eine genauere Kontrolle und Risikobewertung. Es reicht nicht aus, nur die Theorie des ICS-2-Systems zu kennen – man muss sich auch mit den praktischen Aspekten der Anmeldung vertraut machen. Die Verantwortung für Fehler liegt bei den Transportunternehmen – und sie sind es, die die Konsequenzen für Regelverstöße tragen müssen“, erklärt Joanna Tymińska von der Zollakademie AC Porath.